1. 溝通管理的重要性

與IT項目成功有關(guān)的三個主要因素: 用戶參與、主管層的支持和需求的清晰表述。所有這些因素都依賴于擁有良好的溝通技巧.

溝通管理的目標(biāo)是及時而適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、存儲和處理項目的信息。

項目溝通管理的過程包括:

• 溝通計劃編制， 它包括確定利益相關(guān)者的信息和溝通需要 -- 誰需要什么信息，什么時候需要以及如何把信息發(fā)送給他們。
• 信息發(fā)送
• 績效報告, 包括收集并發(fā)布有關(guān)項目績效的信息， 包括狀態(tài)報告、進(jìn)展報告和預(yù)測。
• 管理收尾， 包括生成、收集和分發(fā)信息來使階段或項目的完成正規(guī)化。

2. 溝通計劃編制

溝通管理計劃是一個指導(dǎo)項目溝通的文件。

溝通管理計劃主要包括:

• 描述信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu)， 這一個結(jié)構(gòu)用于收集和保存不同類型的信息。
• 描述什么信息發(fā)送給誰，什么時候以及如何發(fā)送
• 傳遞重要信息的格式
• 用于創(chuàng)建信息的日程表
• 信息訪問的權(quán)限
• 項目進(jìn)行過程中，如何更新溝通管理計劃
• 利益相關(guān)者的溝通分析。 知道什么信息發(fā)送給哪一個利益相關(guān)者是很重要的。

?

3. 信息發(fā)送

提高信息發(fā)送的質(zhì)量非常重要。

需要注意以下幾點(diǎn):

• 確定合適的時間
• 信息的組織格式， 好的格式有助于接收者獲取信息，不同的格式也會讓客戶懷疑項目經(jīng)理的項目管理能力。
• 使用合適的技術(shù)， 如郵件，本地硬盤， 外部網(wǎng)絡(luò)等。
• 鼓勵和提高信息的非正式溝通方法， 指的是面對面的，或者語音的交流。客戶或者高層管理者往往傾向于這種溝通方式，這種溝通方式比電子溝通方式更有效，特別對于一些敏感信息。

4. 績效報告

績效報告使利益相關(guān)者知曉為了取得項目的目標(biāo)，是如何使用資源的。績效報告的主要輸出包括狀態(tài)報告、進(jìn)度報告、預(yù)測和變更請求。

• 狀態(tài)報告， 介紹項目在某一特定時間點(diǎn)上所處的位置。
• 進(jìn)展報告， 介紹項目團(tuán)隊在某一特定期間內(nèi)所完成的工作。
• 項目預(yù)測， 在過去資料和發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，預(yù)測項目未來的狀態(tài)和進(jìn)度。

5. 管理收尾

項目或項目的階段(定義、開發(fā)、實(shí)施和結(jié)束)需要收尾: 管理收尾包括驗證項目的成果并歸檔。

管理收尾的主要輸出是項目檔案、正式接受和取得的教訓(xùn)。

• 項目檔案: 包括一套整理好的項目記錄，提供了一個項目準(zhǔn)確的歷史。
• 正式接受: 是項目發(fā)起人或客戶簽發(fā)的表明他們接受項目產(chǎn)品的文件。
• 取得的教訓(xùn): 是項目經(jīng)理和團(tuán)隊成員經(jīng)過思考寫下的經(jīng)驗總結(jié)。

6. 改進(jìn)溝通的建議

A) 利用溝通技能解決沖突， 5個基本處理沖突的模式

• 面對, 直接面對沖突， 允許沖突影響的各方一起溝通。
• 妥協(xié), 沖突各方讓步，尋求解決方法，使各方在一定程度上滿意。
• 圓滑, 項目經(jīng)理不再強(qiáng)調(diào)或避免分析的地方，強(qiáng)調(diào)一致的地方。
• 強(qiáng)制, 采用強(qiáng)制手段達(dá)成一致。
• 撤退, 項目經(jīng)理從不同意見中撤退或讓步。這是最不令人滿意的沖突處理模式。

B) 發(fā)展更好的溝通技能

C) 召開有效的會議

指導(dǎo)方針:

• 終止不必要的會議
• 明確會議的目的和期望的結(jié)果。
• 確定參加會議的人員
• 在會議之前向參與者提供議程
• 事先準(zhǔn)備分發(fā)的印刷品、多媒體輔助設(shè)施和后勤安排。
• 使會議專業(yè)化。
• 建立關(guān)系

D) 使用項目溝通模板

E) 溝通基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)， 是一套工具、技術(shù)和原則。如Gotometting, 每周工作報告。

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的《IT项目管理》读书笔记(9) —— 项目沟通管理的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

如果覺得生活随笔網(wǎng)站內(nèi)容還不錯，歡迎將生活随笔推薦給好友。