企業文件作為企業發展的一項重要資源，在管理過程中卻存在易丟失、多而亂、查找難、易泄露等諸如此類的問題，使得企業在發展過程中難免因為文件管理不當而蒙受損失。

企業文件作為公司重要資源，對文件的管理和再利用水平影響了企業發展后勁的強弱。一個合格的企業文件管理體系，更能促進當代企業發展?？紤]到市場對高效管理文件的需求，廈門云脈推出紙質文檔管理系統，用人工智能識別技術助力企業更快更準確地管理企業文檔。

傳統文件再利用流程

在傳統的企業文件再利用管理中，獲取過往文件需要經過以下幾個流程：員工向文件管理部門提交申請→文件管理人員根據申請提取文件→員工獲得并瀏覽企業文件。

線上文件再利用流程

云脈紙質文檔管理系統是建立在無紙化辦公基礎上的，通過OCR技術將企業文件轉化為電子文檔存儲在系統中，文件再利用流程是在線上管理系統中進行的。

當員工想要獲得一份文檔的時候，需要向管理員提出申請，管理員在審核過后通過設置瀏覽權限，將相關電子文檔分享給該名員工，員工即可獲得文件瀏覽權限。如此一來，員工不僅能快速查看文件資料，還能保障公司機密文件不被泄露。

云脈紙質文檔檢索功能

相較于傳統的文件再利用流程，線上文件管理省略了“提取文件”這一步驟，只需要利用系統內的檢索功能，輸入關鍵詞檢索，即可找到文件電子版。

通過電子傳輸，員工收到的文件信息也是識別結果和圖片版文件。這種改變，既能夠保證文件信息正常傳輸，也能保護原文件不遭受破壞。

企業數量龐大，員工很難記住文件的具體命名與內容，想在短時間內準確找到文件不容易。云脈紙質文檔管理系統支持關鍵詞、文件名、全文檢索，多種類型的檢索功能，可以幫助員工快速找到所需的文件。

企業員工經常需要外出談業務，隨身攜帶的紙質文檔極容易丟失，如果將復雜的文檔存儲在個人紙質文檔管理系統中，一不怕丟失二不怕忘帶三不怕損壞，實現真正的高效辦公。

總結

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