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项目管理第九章项目资源管理

發布時間:2023/12/31 编程问答 33 豆豆
生活随笔 收集整理的這篇文章主要介紹了 项目管理第九章项目资源管理 小編覺得挺不錯的,現在分享給大家,幫大家做個參考.

項目管理第九章項目資源管理

  • 項目資源管理:項目資源管理包括識別、獲取和管理所需資源以成功完成項目的各個過程。實物資源包括設備、材料、設施和基本設施,而團隊資源或人員指的是人力資源。其過程包括:
  • 規劃資源管理:定義如何估算、獲取、管理和利用實物以及團隊項目資源的過程。
  • 估算活動資源:估算執行項目所需的團隊資源,以及材料、設備和用品的類型和數量的過程。
  • 獲取資源:獲取項目所需的團隊成員、設施、設備、材料、用品和其他資源的過程。
  • 建設團隊:提高工作能力、促進團隊成員互動、改善團隊整體氛圍、以提高項目績效的過程。
  • 管理團隊:跟蹤團隊成員工作表現,提供反饋,解決問題并管理團隊變更,以優化項目績效的過程。
  • 控制資源:確保按計劃為項目分配實物資源,以及根據資源使用計劃監督資源實際使用情況,并采取必要糾正措施的過程。
  • 項目資源管理的核心理念:
  • 團隊資源的管理在于獲取、管理、激勵和增強,使成員根據角色和職責,貢獻專業技能和增強對項目的責任感。
  • 項目經理負責積極培養團隊技能和能力,提高和保持團隊的滿意度和積極性,留意和支持職業與道德行為。
  • 實物管理著眼于以有效和高效的方式,分配和使用成功完成項目所需的實物資源。
  • 項目資源管理的趨勢和新興實踐:項目管理風格從命令和控制結構,轉向更加協作和支持性的管理方法,通過將決策權分配給團隊成員來提高團隊能力。趨勢和新興實踐包括:
  • 資源管理辦法
  • 情商
  • 自組織團隊
  • 虛擬團隊/分布式團隊
  • 規劃資源管理

  • 規劃資源管理:

  • 定義如何估算、獲取、管理和利用團隊以及實物資源的過程。

  • 根據項目類型和復雜程度確定適用于項目資源的管理方法和管理程度。

  • 資源規劃用于確定和識別一種方法,以確保項目的成功完成有足夠的可用資源。

  • 有效的資源規劃要考慮稀缺資源的可用性和競爭,以及內外部不同的獲取方式。

  • 規劃資源管理的輸入:

    1、項目章程,2、項目管理計劃,3、項目文件,4、事業環境因素,5、組織過程資產

    規劃資源管理的工具和技術。

    1、專家判斷,2、數據表現,3、組織理論,4、會議

  • 數據表現:記錄與闡明團隊成員的角色和職責,其中層級型可用于表示高層級角色,而文本型更適合記錄詳細職責。

  • 層級型:傳統的組織結構圖,自上而下地顯示名種職位及其相互關系。

  • 工作分解結構WBS:用來提示知何把項目可交付成果分解為工作包,有助于明確高層級的職責,顯示項目可交付成果。
  • 組織分解結構OBS:按照組織現有的部門:單元或團隊推列。并在每個部門下列出項自活動或工作包。
  • 資源分解結構RBS:按照資源類別對項目進行分解。
  • 責任分配矩陣(RAM):展示項目資源在各個工作包中的任務分配,以及工作包或活動與項目團隊成員之間的關系。它也可確保任何一項任務都只有一個人負責,從而避免混亂。RACI,RACSI。

  • 文本型:詳細描述團隊成員的職責,通常以概述的形式,提供諸如職責、職權、能力和資格等方面的信息。

  • 組織理論:

  • 闡述個人、團隊和組織部門的行為方式。
  • 有效利用理論,可以縮減編制資源計劃的時間、成本及人力投入,并提高資源規劃工作的有效性。
  • 要認識到組織架構和文化將影響項目組織結構。
  • 規劃資源管理的輸出:

    1、資源管理計劃,2、團隊章程,3、項目文件更新

  • 資源管理計劃:關于如何分類、分配、管理以及釋放資源的指南,根據項目的具體情況分為團隊管理計劃和實物資源管理計劃。

  • 資源管理計劃包括:識別資源,獲取資源,角色與職責,項目組織圖,項目團隊資源管理,培訓,團隊建設,資源控制,認可計劃。
  • 角色和職責:

  • 角色—說明某人負責項目某部分工作的一個名詞。應該清楚地界定和記錄各角色的職權、職責和邊界(例如:土木工程師、現場聯絡員、商務分析師等)。
  • 職權一使用項目資源、做出決策以及簽字批準的權利。
  • 職責一為完成項目,項目團隊成員應該履行的工作。
  • 能力一為完成項目活動,項目團隊成員所需具備的技能和才干。如果項目團隊成員不具備所需的能力,就應主動采取措施,如安排培訓、招募新成員、調整進度計劃或工作范圍。
  • 團隊章程:是為團隊創建團隊價值、共識和工作指南的文件對項目團隊成員的可接受行為確定了明確的期望。盡早認可并遵守明確的規則,有助于減少誤解,提高生產力,使團隊成員可以了解彼此重要的價值觀。團隊章程包括:

  • 團隊價值觀
  • 溝通指南
  • 決策標準和過程
  • 沖突處理過程
  • 會議指南
  • 團隊共識
  • 估算活動資源

  • 估算活動資源:估算執行每項活動所需團隊資源、以及材料、設備或用品的種類和數量。
  • 估算活動資源過程與其他過程緊密相關。
  • 活動資源必須被計劃和協調,以避免諸如資源短缺或被調離項目等問題的出現
  • 估算活動資源的輸入:

    1、項目管理計劃,2、項目文件,3、事業環境因素,4、組織過程資產

  • 項目文件:
  • 資源日歷:資源日歷是表明每種具體資源的可用工作日或工作班次的日歷。說明了在擬開展活動的時期中,哪些資源可用、何時可用、可用多長時間資源日歷應列出資源的屬性(資源的經驗、技能水平)、來源地和可用時間等。
  • 估算活動資源的工具與技術:

    1、專家判斷,2、自下而上估算(精確,耗時麻煩),3、類比估算(快,精確度不高),4、參數估算(依賴于經驗,數據要求比較高),5、數據分析,6、項目管理信息系統,7、會議

    估算活動資源的輸出:

    1、資源需求,2、估算依據,3、項目分解結構,4、項目文件更新

  • 資源需求:識別各個工作包或工作包中每個活動所需的資源類型和數量。資源需求文件也可包含為確定所用資源的類型、可用性和所需數量所做的假設。
  • 資源分解結構:按資源類別和類型而劃分的資源層級結構。
  • 資源類別包括:人辦、材料、設備和用品。
  • 資源類型包括:技能水平、等級水平或適用于項目的其他類型。
  • 資源分解結構有助于指導項目的分類活動,用于獲取和監督資源。
  • 獲取資源

  • 獲取資源:是獲取項目所需的團隊成員、設施、設備、材料、用品和其他資源的過程。
  • 主要作用是概述和指導資源的選擇,并將其分配給相應的活動。
  • 因為集體勞資協議、分包商人員使用、矩陣型項目環境,內外部報告關系及其他各種原因,項目管理團隊對選擇團隊成員不一定擁有直接控制權。
  • 內部資源由職能經理或資源經理負責獲取,外部資源則由采購過程獲得。
  • 項目經理或項目管理團隊應該進行有效談判,并影響那些能為項目提供所需資源的人員。
  • 不能獲得項目所需的資源,可能影響項目的制約因素,可能條低成功概率,甚至最終導致項目取消。
  • 可能由于特殊原因而不得不使用替代資源(也許能力較低)。
  • 獲取資源的輸入:

    1、項目管理計劃,2、項目文件,3、事業環境因素,4、組織過程資產

    獲取資源的工具與技術:

    1、決策,2、人際關系與團隊技能,3、預分派,4、虛擬團隊

  • 決策:
  • 多標準決策技術:制定出標準后,對于潛在資源進行評級或打分。使用的選擇標準包括:可用性、成本、能力、經驗、知識、技能、態度、國際因素。
  • 人際關系和團隊技能:
  • 談判:在許多項目中,針對所需資源進行談判,項目管理團隊需要與下列各方談判:
  • 職能經理:確保項目在要求的時限內獲得最佳資源,直到完成職責。
  • 執行組織中的其他項目管理團隊:合理分配稀缺或特殊資源。
  • 外部組織、賣方、供應商、承包商等:提供合適的、 稀缺的、特殊的、合格的、經認證的或其他特殊的團隊或實物資源。
  • 預分派:項目團隊成員是事先選定的,預分派可在下列情況下發生:
  • 在競標過程中承諾分派特定人員進行項目工作。
  • 項目取決于特定人員的專有技能。
  • 項目章程中指定了某些人員的工作分派。
  • 虛擬團隊:具有共同目標、在完成角色任務的過程中很少或沒有時間面對面工作的一群人。現代溝通技術使虛擬團隊成為可行。在虛擬團隊中,溝通規劃變得尤為重要。
  • 獲取資源的輸出:

    1、實物資源分配單,2、項目團隊派工單,3、資源目歷,4、變更請求,5、項目管理計劃更新,6、項目文件更新,7、事業環境因素更新,7、組織過程資產更新

  • 實物資源分配單:記錄了項目將使用的材料、設備、用品、地點和其他實物資源。
  • 項目團隊派工單:記錄了項目團隊成員及其在項目中的角色和職責,可包括項目團隊名錄,還需要把人員姓名插入項目管理計劃的其他部分中,如項目組織機構圖和進度計劃。
  • 建設團隊

  • 建設團隊:是提高工作能力、促進團隊互動和改善團隊氛圍,以提高項目績效的過程。
  • 主要作用是改進團隊協作、增強人際關系技能、激勵員工、減少摩擦以及提升整體項目績效。
  • 團隊協作是項目成功的關鍵因素,而建設高效的項目團隊是項目經理的主要職責之一。
  • 項目經理應創建一個促進團隊協作的環境。
  • 實現團隊的高效運行:
  • 使用開放與有效的溝通
  • 創造團隊建設機遇
  • 建立團隊成員之間的信任
  • 以建設性方式管理沖突
  • 鼓勵合作型的問題解決方法
  • 鼓勵合作型的決策方法
  • 項目經理使用團隊語言和文化規范,利用文化差異,發展和維護項目團隊,并促進在相互信任的氛圍中充分協作。在整個項目生命周期中,團隊成員之間要保持明確、及時、有效的溝通
  • 建設團隊的目標:
  • 提高團隊成員的知識和技能,以提高他們完成項目可交付成果的能力,并降低成本、縮短工期和提高質量。
  • 提高團隊成員之間的信任和認同感,以提高士氣、減少沖突和增進團隊協作。
  • 創建富有生氣和凝聚力的團隊文化,從而:
  • 提高個人和團隊生產率,振奮團隊精神,促進合作
  • 促進團隊成員之間的交叉培訓和輔導,以分享知識和經驗。提高團隊參與決策的能力,使他們承擔起對解決方案的責任
  • 塔克曼階梯理論:某個階段持續時間的長短,取決于團隊活力、團隊規模和團隊領導力。
  • 四個階段:形成,震蕩,規范,成熟。
  • 建設團隊的輸入:

    1、項目管理計劃,2、項目文件,3、事業環境因素,4、組織過程資產

    建設團隊的工具與技術:

    1、集中辦公,2、虛擬團隊,3、溝通技術,4、人際關系與團隊技能,5、認可與獎勵,6、培訓,7、個人和團隊評估,8、會議

  • 集中辦公與虛擬團隊:

  • 指把所有或者幾乎所有最活躍的項目團隊成員安排在同一地點工作,以增強他們整體工作的能力。
  • 實施集中辦公策略,可借助團隊會議室、張貼進度計劃的場所,以及其他能增進溝通和集體感的設施。
  • 集中辦公可以加強溝通,提高團隊成員對于項目的認同的一致性,這尤其在矩陣型的組織結構中效果更為明顯。
  • 盡管集中辦公是一種良好的團隊建設策略,但虛擬團隊的使用有時也不可避免。
  • 溝通技術:無論是集中辦公或虛擬團隊,溝通技術都至關重要,可采用的溝通技術包括:共享門戶,視頻會議,音頻會議,電子郵件/聊天軟件。

  • 人際關系與團隊技能:

  • 沖突管理:及時以建設性方式解決問題,從而創建高績效團隊。
  • 影響力:收集關鍵信息,在維護相互信任的關系時,來解決重要問題并達成一致意見。
  • 激勵:為某人采取行動提供了理由,提高團隊參與決策的能力并鼓勵他們獨立工作。
  • 談判:旨在就項目需求達成共識,有助于在成員之間建立融治的相互信任的關系。
  • 激勵:

  • 馬斯洛需要層次理論:

  • 自我實現,榮譽自尊,社會交往,安全保障,生理需求。
  • 臨時工,正式工,骨干層,管理層,決策層。
  • 欲望與道德無關,與道德有關的是達到欲望的手段
  • 赫茲伯格(Herzberg)雙因素:

  • 衛生因素(外在因素)

  • 與上級主管之間的人事關系
  • 與同級之間的人事關系
  • 與下級之間的人事關系
  • 工作環境或條件
  • 薪金
  • 個人的生活
  • 職務、地位
  • 激勵因素(內在因素)

  • 工作上的成就感
  • 工作中得到認可和贊賞
  • 工作本身的挑戰性和興趣
  • 工作職務上的責任感
  • 工作的發展前途
  • 個人成長、晉開的機會
  • 團隊建設活動:

  • 舉辦各種活動,強化團隊的社交關系,打造積極合作的工作環境,目的是幫助各團隊成員更加有效地協同工作。
  • 如果團隊成員的工作地點相隔甚遠,無法進行面對面接觸,就特別需要有效的團隊建設策略。
  • 非正式的溝通和活動有助于建立信任和良好的工作關系。
  • 項目環境的變化不可避免,要有效應對這些變化,就需要持續不斷地開展團隊建設
  • 認可與獎勵:

  • 要對成員的優良行為給予認可與獎勵
  • 在資源管理計劃中已編制完成
  • 只有能滿足被獎勵者的某個重要需求的獎勵才有效
  • 可以正式或非正式的方式,但應考慮文化差異
  • 除有形獎勵,也存在各種同樣有效或更有效的無形獎勵
  • 項目經理在整個項目生命周期內應盡可能給予表彰,而非項目完成時
  • 培訓:旨在提高項目團隊成員能力的全部活動,可以是正式或非正式,由內部或外部培訓師實施。

  • 培訓的方式:課堂培訓,在線培訓,在崗培訓,輔導,計算機輔助培訓,指導
  • 預定的培訓:資源計劃中的安排
  • 計劃外培訓:根據項目團隊管理過程中的觀察、會談和項目績效評估結果,來開展必要的計劃外培訓
  • 個人和團隊評估:讓項目經理和項目團隊洞察成員的優勢和劣勢,幫助項目經理評估團隊成員的偏好和愿望、如何處理和整理信息、如何制定決策,以及團隊成員如何與他人打交道,有利于增進團隊成員間的理解、信任、忠誠和溝通,提高團隊成效。

  • 建設團隊的輸出:

    1、團隊績效評價,2、變更請求,3、項目管理計劃更新,4、項目文件更新,5、事業環境因素更新,6、組織過程資產更新

  • 團隊績效評價:項目管理團隊應該對項目團隊的有效性,進行正式和非正式評價。團隊績效評價標準應由全體相關各方聯合確定。通過對團隊整體績效的評價,項目管理團隊可以識別所需的特殊培訓、指導、輔導、協助或變更,以改進團隊績效。評價團隊有效性指標包括:
  • 一個人技能的改進
  • 團隊能力的改進
  • 團隊成員離職率的降低
  • 團隊凝聚力的加強
  • 彼得原理:
  • 在一個等級制度中,每個職工趨向于上升到他所不能勝任的位置。
  • 每一個職工由于在原有職位上工作成績表現好,將被提升到更高一級的職位。如果繼續勝任則將進一步被提升,直至到達他所不能勝任的職位。
  • kiss原則:keep it Simple and Stupid。保持簡單現實
  • 管理團隊

  • 管理項目團隊:跟蹤項目團隊成員的表現、提供反饋,解決問題并管理變更,以優化項目績效。
  • 進行團隊管理,需要綜合運用各種技能,特別是溝通、沖突管理、談判和領導技能。
  • 關注成員是否有意愿和能力完成工作,然后相應地調整管理和領導力方式,對技術能力較低的團隊成員更需要強化監督。
  • 管理團隊的輸入:

    1、項目管理計劃,2、項目文件,3、工作績效報告,4、團隊績效評價,5、事業環境因素,6、組織過程資產

  • 工作績效報告:為制定決策、采取行動或引起關注所形成的實務或電子工作績效信息,有助于確定未來的團隊資源需求,認可與獎勵,以及更新資源管理計劃。
  • 團隊績效評價:對項目團隊績效不斷進行正式或非正式的評價,有助于采取措施解決問題、調整溝通方式、解決沖突和改進團隊互動。
  • 管理團隊的工具與技術:

    1、人際關系與團隊技能,2、項目管理信息系統

  • 沖突管理:在項目環境中,沖突不可避免,沖突的來源包括資源稀缺、進度優先級排序和個人工作風格的差異。

  • 采用團隊規則、團隊規范以及成熟的項目管理實踐(溝通規劃和角色定義) ,可以減少沖突的發生。

  • 成功的沖突管理可提高生產力,改進工作關系。

  • 如果管理得當,意見分歧有利于提高創造力和改進決策。

  • 解決次序:

  • 如果意見分歧成為負面因素,首先應該由項目團隊成員負責解決。
  • 如果沖突升級,項目經理應提供協助,促成滿意的解決方案,應該采用直接和合作的方式,盡早并且通常在私下處理沖突。
  • 如果破壞性沖突繼續存在,則可使用正式程序,包括采取懲戒措施。
  • 影響解決沖突的因素:

  • 沖突的重要性與激烈程度
  • 解決沖突的緊迫
  • 涉及沖突的人員的相對權力
  • 維持良好關系的重要性
  • 永久或暫時解決沖突的動機
  • 解決沖突的五種常用方法:

  • 撤退/回避:從實際或潛在沖突中退出,將問題推遲到準備充分的時候、或者推給其他人解決。雙輸
  • 緩和/包容:強調一致而非差異,為維持和諧與關系而退讓一步。雙輸
  • 妥協/調解:為暫時或部分解決問題,尋找能讓各方都在一定程度上滿意的方案。雙輸
  • 強迫/命令:以犧牲他方為代價,推行某一方的觀點,通常是利用權力來強行解決緊急問題。輸贏
  • 合作/解決問題:綜合考慮不同的觀點和意見,引導各方達成一致意見并加以遵守,采用合作態度和開放式對話。雙贏
  • 制定決策:決策包括談判能力以及影響組織與項目管理團隊的能力,進行有效決策需要:

  • 著眼于索要達到的目標
  • 遵循決策流程
  • 研究環境因素
  • 分析可用信息
  • 激發團隊創造力
  • 理解風險
  • 情商:指識別、評估和管理個人情緒、他人情緒及團體情緒的能力。項目管理團隊能用情商來了解、評估及控制項目成員內情緒,預測團隊成員的行動,確認團隊成員的關注點及跟蹤團隊成員的問題,來達到減輕壓力、加強合作的目的。

  • 影響力:

  • 說服他人、清晰表達觀點和立場
  • 積極且有效的傾聽、了解并綜合考慮各種觀點
  • 收集相關信息,在維護相互信任下,解決問題并達成一致意見
  • 在矩陣環境中,項目經理對成員通常沒有或僅有很小的命令職權,所以適時影響相關方的能力,對保證項目成功非常關鍵
  • 領導力:領導團隊,激勵團隊做好本職工作的能力。

  • 領導風格:

  • 管理風格優點缺點適用項目適用人員
    獨裁式決策快容易出錯低風險,范圍清楚能力差,愿意服從人
    民主式/參與式集體參與決策慢大多數項目能力強,有參與愿望
    放任式充分發揮員工創造力易失去控制高度創造性的項目能力強,自覺性強

    管理團隊的輸出:

    1、變更請求,2、項目管理計劃更新,3、項目文件更新,4、事業環境因素更新,5、組織過程資產更新

    控制資源

  • 控制資源:確保按計劃為項目分配實物資源,以及根據資源使用計劃監督資源的實際使用情況,并采取必要糾正措施的過程,其作用為確保所分配的資源適時適地可用于項目,且在不再需要時被釋放。分配資源時需了解已使用的資源和還需獲取的資源,為此應審查至今為止的資源使用情況。
  • 控制資源的輸入:

    1、項目管理計劃,2、項目文件,3、工作績效數據,4、協議,5、組織過程資產

    控制資源的工具與技術:

    1、數據分析,2、問題解決,3、人際關系與團隊技能,4、項目管理信息系統

  • 數據分析:

  • 備選方案分析:有助于選擇最佳解決方案以糾正資源使用偏差,將加班和增加團隊資源等備選方案與延期交付或階段性交付比較,以權衡利弊
  • 成本效益分析:有助于在項目成本出現差異時確定最佳的糾正措施
  • 績效審查:測量、比較和分析計劃的資源使用和實際資源使用的不同
  • 趨勢分析:基于當前績效信息來確定未來項目階段所需資源
  • 問題解決:項目經理應采取有條不紊的步驟來解決問題:

  • 識別問題
  • 定義
  • 調查
  • 分析
  • 解決
  • 檢查解決問題
  • 控制資源的輸出:

    1、工作績效信息,2、變更請求,3、項目管理計劃更新,4、項目文件更新

    總結

    以上是生活随笔為你收集整理的项目管理第九章项目资源管理的全部內容,希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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