電子郵件是如今工作場(chǎng)所重要的通信工具之一，但不是每個(gè)人都知道如何很好地使用這個(gè)工具。工作郵件也是人際溝通的一種方式，和打電話、面談一樣，有很多學(xué)問(wèn)講究，所以在發(fā)送郵件之前一定要深思熟慮。

【發(fā)送，抄送，密抄送，你明白嗎？】 發(fā)送——發(fā)送是TO，只給一個(gè)人;這是一個(gè)權(quán)責(zé)關(guān)系，發(fā)送對(duì)象是需要對(duì)方回饋的，內(nèi)容要針對(duì)對(duì)方說(shuō)，這個(gè)是起碼的，正規(guī)事項(xiàng)上，對(duì)方也有義務(wù)回復(fù)你的問(wèn)題，起碼要回復(fù)，已知悉; 抄送——抄送是CC，除了發(fā)送人，還給其他人員看到;其他人員可以看到其他收到郵件的人;如無(wú)問(wèn)題抄送是可以不回復(fù)的;職權(quán)上來(lái)說(shuō)，更像是給相關(guān)人員一個(gè)知情權(quán);需要注意的是：在添加抄送對(duì)象時(shí)，了解被抄送人的職位等級(jí)高低還是非常重要的; 密送——密抄送BCC，收到密送的人，不會(huì)顯示出來(lái)，收件人彼此之間不知道。

Q1：那比如說(shuō)：一個(gè)項(xiàng)目郵件，有客戶方對(duì)應(yīng)的接口人，有部門(mén)主任，可能都需要發(fā)，那么如何選擇? A1：如果我是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，這個(gè)郵件內(nèi)容需要對(duì)接的是客戶的接口人;那么發(fā)送人是接口人，抄送是部門(mén)負(fù)責(zé)人; A2：可能都需要發(fā)，我覺(jué)得應(yīng)該了解清楚。避免不必要的麻煩。我會(huì)跟發(fā)送的人請(qǐng)求看是否需要抄送給他人; A3：覺(jué)得發(fā)送人最好是一個(gè)，這樣比較明確;最直接的事件執(zhí)行者是唯一接收人，其他人全部抄送 #一鍵轉(zhuǎn)發(fā)是個(gè)很可怕的東西# 1.我遇見(jiàn)過(guò)項(xiàng)目助理給3個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人跟相關(guān)人員發(fā)會(huì)議通知;然后某項(xiàng)目負(fù)責(zé)人回復(fù)郵件的時(shí)候，一鍵轉(zhuǎn)發(fā)了所有人。 2.某競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手把客戶群發(fā)的郵件，又全部回復(fù)了;結(jié)果就是他的公司資料信息在客戶的所有供應(yīng)商的電腦上出現(xiàn)了

【附件一定要注意】 1.發(fā)送郵件的時(shí)候，有附件先將附件上傳，然后寫(xiě)明內(nèi)容、標(biāo)題，檢查完成后再添加發(fā)送人、抄送人。 2.#文件命名是個(gè)大學(xué)問(wèn)#——附件名稱上需注明“事項(xiàng)、提交人名稱、時(shí)間或者編號(hào)”;不添加附件的，添加附件但是文件名亂七八糟的、或者是不同版本，沒(méi)有加時(shí)間和負(fù)責(zé)人后綴的，都會(huì)給對(duì)方造成閱讀溝通上的麻煩; 3.如果郵件內(nèi)上傳的附件數(shù)量較多，需要考慮整理打壓縮包，或者逐個(gè)上傳、便于領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)閱讀或者在線預(yù)覽; 4.發(fā)給外部客戶的文件，有很多是不能給客戶修改的協(xié)議，必須用pdf，哪怕對(duì)方覺(jué)得煩也要用;尤其是合同之類的，有同事發(fā)了圖片格式，被點(diǎn)名批評(píng)，現(xiàn)在ps很厲害哦。 5.#溝通很重要#——其實(shí)還有一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題。就是業(yè)務(wù)溝通一定要清楚。很多時(shí)候我要CDR格式文件，他非給我AI的，雖然這不是文件本身的問(wèn)題，但是我覺(jué)得跟前期溝通有關(guān)。往往廣告公司和設(shè)計(jì)常見(jiàn)這類問(wèn)題。 【

格式切切不可忘】 1.FYI——for your information，讓你知道這個(gè)事的意思;不過(guò)這個(gè)一般都是上級(jí)對(duì)下級(jí)，或者平級(jí)。不然慎用! 2.office的不同版本間的格式，最好還是存成2003版;自己公司統(tǒng)一用07的話倒無(wú)所謂;但是如果發(fā)給客戶，要注意了：很多地方目前仍使用2003版本，高階的文檔無(wú)法查閱，打不開(kāi)事小，耽擱了時(shí)間才是大問(wèn)題;另外office保存時(shí)必須弄成兼容模式。

【快看看你的簽名檔！】 1.自己的簽名，切勿使用奇奇怪怪的名字，例如“奧特曼”、“蝙蝠俠”等，不然你可不是奧特曼，而會(huì)變成笑柄;對(duì)方的簽名也不要存奇怪的東西，我看到過(guò)有人存了一個(gè)“xx公司某某，急性子，來(lái)件速回”，但是你想想當(dāng)事人看到是什么表情。 2.有幾個(gè)公司名稱，郵箱可以設(shè)置幾個(gè)簽名檔;簽名檔可以在郵件客戶端和郵件后臺(tái)自由設(shè)置;是否要使用英文的話，可依據(jù)個(gè)人習(xí)慣，但是一定要包含以下內(nèi)容：公司名、姓名、電話、傳真(沒(méi)有可不選)、地址(中英對(duì)照);ps：簽名檔內(nèi)含有超鏈接，可能會(huì)被視作垃圾郵件哦! Example： 順頌商祺!/祝今天工作順心!/祝身體健康! —————— 須臾 xxxx xxxx 【正文匯報(bào)要分明】 1.第一段行文里說(shuō)清楚一共有那幾件事匯報(bào)，例如“各位領(lǐng)導(dǎo)，晚上好，有關(guān)xxx、xx、xxx的事情，請(qǐng)參閱如下：” 2.然后下面開(kāi)始分點(diǎn)說(shuō)明，按重要程度列點(diǎn)，分標(biāo)題加粗。后面括號(hào)里標(biāo)注相關(guān)的附件;附件名稱也修改成附件一、二、三的格式 3.涉及到具體的數(shù)據(jù)、更改項(xiàng)、需要重點(diǎn)關(guān)注的字眼/數(shù)字時(shí)，用下劃線標(biāo)出來(lái); 4.一般要是標(biāo)題加粗了，那分標(biāo)題的內(nèi)容里就不會(huì)再用加粗了，不然視覺(jué)效果有點(diǎn)主次不分，下劃線也能起到這個(gè)效果。 5.其實(shí)內(nèi)容很少變字體，簡(jiǎn)化描述，不廢話，要比寫(xiě)一大堆，然后再在里面標(biāo)注重點(diǎn)要好得多。

【發(fā)送完成記得提醒】 重要的郵件，尤其是有明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，還有直系領(lǐng)導(dǎo)的事情，需要通過(guò)短信or電話方式提醒;如果覺(jué)得直接電話，會(huì)打攪到對(duì)方的會(huì)議等，那么可以采取首先短信告知，如果過(guò)一兩個(gè)小時(shí)，沒(méi)有收到回復(fù)的短信，再去考慮電話通知。 我見(jiàn)過(guò)最滴水不漏的采購(gòu)，發(fā)郵件完了以后5分鐘以內(nèi)，必然收到郵件、短信、電話、QQ;然后抄送給了雙方的上一級(jí)直屬領(lǐng)導(dǎo)。

創(chuàng)作挑戰(zhàn)賽新人創(chuàng)作獎(jiǎng)勵(lì)來(lái)咯，堅(jiān)持創(chuàng)作打卡瓜分現(xiàn)金大獎(jiǎng)

總結(jié)

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