本周安排了一次項(xiàng)目管理沙盤(pán)演練，主要對(duì)象是我們組的項(xiàng)目管理學(xué)員，大家大部分都是已經(jīng)學(xué)過(guò)PMP/IPMP等相關(guān)課程的，有一定的基礎(chǔ)，但是在真正進(jìn)行項(xiàng)目管理的時(shí)候還是一頭霧水。所以，為了幫助大家真正提升將項(xiàng)目管理水平，將理論與實(shí)踐緊密結(jié)合，我們模擬了一場(chǎng)真實(shí)項(xiàng)目場(chǎng)景沙盤(pán)演練的培訓(xùn)課程。

一般來(lái)講，沙盤(pán)演練要針對(duì)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)流程，召集相關(guān)的團(tuán)隊(duì)成員、分析項(xiàng)目的核心功能、現(xiàn)有的資源情況（主要是指人力資源的類型、技能等），對(duì)項(xiàng)目全生命周期管理中所涉及的任務(wù)進(jìn)行模擬，對(duì)各節(jié)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度、資源計(jì)劃等進(jìn)行討論，然后大家在推演中發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理中所存在的協(xié)作問(wèn)題、技術(shù)問(wèn)題等，可以類比自己項(xiàng)目中存在的問(wèn)題，提出解決方案。

我這次的準(zhǔn)備主要是從一下兩個(gè)方面準(zhǔn)備的：1. 完整的項(xiàng)目生命周期演示；2. 結(jié)合項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行落地。之所以準(zhǔn)備第二部分，是考慮到在當(dāng)下的項(xiàng)目管理中，運(yùn)用項(xiàng)目管理工具能夠大幅提升管理效率，提高項(xiàng)目協(xié)作水平、做好進(jìn)度管理，這已經(jīng)成為項(xiàng)目管理工作者的共識(shí)，成熟的項(xiàng)目管理工具也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要助力。

• 項(xiàng)目管理軟件如何選擇？

當(dāng)下項(xiàng)目管理軟件眾多，可以劃分為三類：溝通協(xié)作類、任務(wù)管理類、以及項(xiàng)目全生命周期管理類。這三種我總結(jié)了一下各挑了一個(gè)在知名度、成熟度都比較高的具有代表性的軟件進(jìn)行說(shuō)明。

1. 任務(wù)管理類：teambition，它的任務(wù)管理能力要比溝通管理類的更強(qiáng)，但即時(shí)通訊能力稍弱。這類軟件的使用對(duì)象比較適合有項(xiàng)目管理概念的團(tuán)隊(duì)使用，需要配合WBS、甘特圖、看板等圖表輔助，對(duì)任務(wù)進(jìn)度管理更為關(guān)注，不關(guān)注項(xiàng)目的全生命周期管理所涉及的各環(huán)節(jié)。

2. 研發(fā)項(xiàng)目管理類：JIRA，能夠?qū)崿F(xiàn)軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目全生命周期管理，這類團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理模式已經(jīng)較為成熟。但JIRA畢竟是“外來(lái)和尚”，系統(tǒng)老化，用戶體驗(yàn)屬于歐美風(fēng)格，本土化比較弱，而且JIRA在國(guó)內(nèi)停售的政策可以猜測(cè)到以后中國(guó)市場(chǎng)的JIRA產(chǎn)品在產(chǎn)品升級(jí)、服務(wù)等方面將面臨困難，基于長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，我個(gè)人傾向于選擇國(guó)內(nèi)的成熟的項(xiàng)目管理軟件比較穩(wěn)妥，也很符合國(guó)人的使用習(xí)慣。

3. 通用的項(xiàng)目全生命周期管理類：易趨。這類工具能夠?qū)雾?xiàng)目全生命周期進(jìn)行管理，還能夠?qū)崿F(xiàn)多項(xiàng)目、項(xiàng)目集或項(xiàng)目組合監(jiān)控，適用于這種軟件的項(xiàng)目/公司追求規(guī)范化、系統(tǒng)化、精準(zhǔn)化地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行把控，也涉及到跨部門(mén)協(xié)作和資源調(diào)撥，對(duì)即時(shí)通訊的訴求并不強(qiáng)烈，應(yīng)用領(lǐng)域也比較廣泛。

所以在項(xiàng)目管理工具的選擇上，我建議項(xiàng)目管理者首先要明確自己的需求側(cè)重點(diǎn)在哪里，“對(duì)癥下藥”才會(huì)精準(zhǔn)有效，不然只會(huì)浪費(fèi)成本，耽誤進(jìn)度。

本次的沙盤(pán)演練是進(jìn)行完整的項(xiàng)目生命周期管理，所以本次我在易趨官網(wǎng)申請(qǐng)了20人內(nèi)免費(fèi)的專業(yè)版做項(xiàng)目管理實(shí)操落地演練，這樣整個(gè)團(tuán)隊(duì)也可以登陸操作。易趨有本地部署和云部署兩種方式，本次演練用的是易趨云，方便快捷，不需要本地安裝。

• 項(xiàng)目管理全景沙盤(pán)的演練內(nèi)容

項(xiàng)目全生命周期：一個(gè)項(xiàng)目從始至終的整個(gè)過(guò)程構(gòu)成了項(xiàng)目生命周期。項(xiàng)目生命周期大致可以分為四個(gè)階段：概念階段、規(guī)劃階段、實(shí)施階段和結(jié)束階段。

?圖1 ?項(xiàng)目生命周期圖示

?圖2 易趨項(xiàng)目管理軟件的管理流程圖示

如圖2，對(duì)于項(xiàng)目集和項(xiàng)目的生命周期管理，從項(xiàng)目提案、商業(yè)論證和立項(xiàng)審批對(duì)應(yīng)項(xiàng)目規(guī)劃階段，項(xiàng)目計(jì)劃對(duì)應(yīng)計(jì)劃階段，執(zhí)行跟蹤對(duì)應(yīng)實(shí)施階段，項(xiàng)目收尾、結(jié)項(xiàng)審批和后評(píng)價(jià)對(duì)應(yīng)完成階段，如此構(gòu)成項(xiàng)目的全生命周期管理。這些基本程序我并沒(méi)有進(jìn)行重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，但結(jié)合大家都關(guān)注的問(wèn)題進(jìn)行了重點(diǎn)總結(jié)：

1. 對(duì)項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)要實(shí)時(shí)掌控

如下圖，項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)項(xiàng)目的關(guān)鍵信息比如項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目交付物、項(xiàng)目任務(wù)完成量、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目成本執(zhí)行情況等了如指掌，才能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員做項(xiàng)目決策時(shí)提供多方面的依據(jù)。對(duì)項(xiàng)目信息的掌控也有助于項(xiàng)目經(jīng)理提前預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)、管控好項(xiàng)目質(zhì)量。

那么關(guān)注哪些數(shù)據(jù)？

以我借助易趨系統(tǒng)模擬的“智慧停車監(jiān)控”項(xiàng)目為例，項(xiàng)目進(jìn)度、任務(wù)完成數(shù)、交付物、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、所處階段、成本、收益、資源、工作項(xiàng)、指標(biāo)卡等關(guān)鍵數(shù)據(jù)都是需要項(xiàng)目經(jīng)理足夠知曉的。當(dāng)然這些都是通常項(xiàng)目經(jīng)理需要關(guān)注的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)自己項(xiàng)目實(shí)際情況再進(jìn)行調(diào)整。

?圖3 ?易趨云項(xiàng)目概況視圖

2. 任務(wù)與相應(yīng)的責(zé)任人要精準(zhǔn)分配

項(xiàng)目的人員管理尤為重要，項(xiàng)目的每個(gè)階段都是要靠人員推動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理要想讓項(xiàng)目順利進(jìn)行，做好人員分配就顯得尤為重要。就要求項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)組織里面的人力資源（以下統(tǒng)稱“資源”）足夠了解，能夠根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃制定出精準(zhǔn)的人員需求，必要時(shí)能夠根據(jù)突發(fā)狀況（比如資源沖突、資源不足等）做出應(yīng)急預(yù)案，才能夠最大限度的發(fā)揮項(xiàng)目成員的能動(dòng)性而降低對(duì)項(xiàng)目的負(fù)面影響，推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。

項(xiàng)目經(jīng)理可以制定好項(xiàng)目資源需求后向資源經(jīng)理/PMO申請(qǐng)調(diào)撥。

在這次演練中，我們?cè)O(shè)置了不同的項(xiàng)目角色。如下圖，項(xiàng)目經(jīng)理在易趨云上模擬資源需求計(jì)劃，可以根據(jù)不同周期（年、月、時(shí)等）或項(xiàng)目階段制定不同資源類型的資源需求，然后資源經(jīng)理通過(guò)了資源的申請(qǐng)。

?圖4 ?易趨云資源需求視圖

實(shí)際上，要做到合理分配資源，資源管理者需要了解手下所有人員的屬性和狀態(tài)等信息，包括工作崗位、工作年限、工作技能、參與過(guò)的項(xiàng)目等。成員數(shù)量少的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理有精力和時(shí)間進(jìn)行了解，但項(xiàng)目成員數(shù)量過(guò)多時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理想要對(duì)所有成員了解也顯得有心無(wú)力，所以選用帶有資源數(shù)據(jù)的項(xiàng)目管理工具就很重要。對(duì)于資源的管理，易趨云從業(yè)務(wù)場(chǎng)景上的理解比較符合我們實(shí)際，能夠記錄和管理資源的各項(xiàng)信息，如圖5。

?圖5 ?易趨云團(tuán)隊(duì)某人員信息

精準(zhǔn)安排工作，那就要實(shí)現(xiàn)將任務(wù)精準(zhǔn)落實(shí)到具體的成員身上，設(shè)定好具體的工期，然后項(xiàng)目成員才能根據(jù)計(jì)劃對(duì)自身的任務(wù)了如指掌，借助工具還能看到其他任務(wù)的責(zé)任人，在需要溝通時(shí)不會(huì)因信息缺乏而耽誤項(xiàng)目進(jìn)度。

?圖6：易趨云項(xiàng)目計(jì)劃分解視圖

3. 對(duì)項(xiàng)目成本要精細(xì)化管控

要進(jìn)行有效的項(xiàng)目成本管理，需要兩個(gè)保障：① 規(guī)范合理的項(xiàng)目預(yù)算；②項(xiàng)目成本精細(xì)化分類和跟蹤。審批過(guò)后的項(xiàng)目預(yù)算是項(xiàng)目成本執(zhí)行的重要參照，也是衡量項(xiàng)目是否成功的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。

①如何制定規(guī)范合理的項(xiàng)目預(yù)算？

如圖7，項(xiàng)目預(yù)算可以分成成本預(yù)算和收益預(yù)算。項(xiàng)目成本預(yù)算，可以分為人工預(yù)算、采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用預(yù)算。人工預(yù)算是根據(jù)人力資源計(jì)劃中的工時(shí)和資源類型折算出的人力資源成本。采購(gòu)預(yù)算一般是指采購(gòu)部門(mén)在一定計(jì)劃期間（年、季、月或項(xiàng)目階段）編制的材料采購(gòu)的用款計(jì)劃，主要體現(xiàn)在合同訂立上。費(fèi)用預(yù)算主要是根據(jù)項(xiàng)目日常開(kāi)支進(jìn)行預(yù)算，比如包括固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)、差旅費(fèi)、日常費(fèi)用等。

制定項(xiàng)目收益預(yù)算，可以直接分為直接受益和間接收益。直接收益是指由項(xiàng)目本身產(chǎn)生的產(chǎn)出物或勞動(dòng)所產(chǎn)生的收益，比如項(xiàng)目簽訂的銷售合同收入。項(xiàng)目間接收益并不能通過(guò)直接的銷售額體現(xiàn)出來(lái)，比如產(chǎn)品增強(qiáng)換算價(jià)值、效率提升換算價(jià)值等都可以算作間接受益。

?圖7：易趨公開(kāi)資料：項(xiàng)目預(yù)算分類

②如何對(duì)項(xiàng)目成本精細(xì)化分類和跟蹤？

按照上面的分類方法，就已經(jīng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算精細(xì)化管理了。那么成本精細(xì)化管理就與預(yù)算精細(xì)化管理相對(duì)應(yīng)。我們?nèi)砸砸宗叺某杀窘y(tǒng)計(jì)為例，執(zhí)行層會(huì)在系統(tǒng)根據(jù)成本分類錄入，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)更新成本數(shù)據(jù)，還能形成成本預(yù)算的對(duì)比。紅綠黃燈視圖使得管理層對(duì)成本預(yù)算執(zhí)行情況一目了然。

?圖8：易趨成本預(yù)算統(tǒng)計(jì)

· 本次沙盤(pán)演練總結(jié)

1. 首先是項(xiàng)目管理軟件的選擇，工具要能夠支持項(xiàng)目全生命周期管理的，因?yàn)閷?shí)際的項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)過(guò)程中肯定會(huì)涉及到項(xiàng)目的不同階段和場(chǎng)景，所選的軟件要滿足團(tuán)隊(duì)成員也能登陸操作，方便每個(gè)人通過(guò)實(shí)操理解理論。

2. 沙盤(pán)演練的目的就在于能夠協(xié)助學(xué)員深刻理解項(xiàng)目管理全過(guò)程和管理方法，能夠解決他們?cè)趯?shí)際項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中所遇到的問(wèn)題，將項(xiàng)目管理方法論真正的與實(shí)際工作相結(jié)合，這才是沙盤(pán)演練的目的；

3. 本次沙盤(pán)演練重點(diǎn)傳遞了三個(gè)重點(diǎn)：實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目哪些數(shù)據(jù)來(lái)降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，把控項(xiàng)目質(zhì)量；如何做好項(xiàng)目資源規(guī)劃以及如何實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理項(xiàng)目，這都是項(xiàng)目管理人重點(diǎn)關(guān)注的地方，做好了才能最大化促進(jìn)項(xiàng)目成功。

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的项目管理全景沙盘演练经验分享（内附项目管理软件分析）的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。

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